Cómo iniciar un negocio de transcripción

Una empresa de transcripción puede servir a una amplia variedad de clientes. Esto se debe a que las transcripciones son necesarias en campos como el derecho, la medicina y los negocios. La naturaleza del trabajo significa que es manejable con un tiempo limitado, ya que uno puede comenzar a hacerlo fácilmente en su tiempo libre o como un trabajo a tiempo parcial antes de emprenderlo como un esfuerzo a tiempo completo.

Descubra cómo iniciar su propio negocio de transcripción y si es el más adecuado para usted.

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Inicie un negocio de transcripción siguiendo estos 9 pasos:

Ha encontrado la idea de negocio perfecta y ahora está listo para dar el siguiente paso. Iniciar un negocio implica más que simplemente registrarlo en el estado. Hemos elaborado esta sencilla guía para iniciar su negocio de transcripción. Estos pasos asegurarán que su nuevo negocio esté bien planificado, registrado correctamente y que cumpla con la ley.

Consulte nuestra página Cómo iniciar un negocio.

PASO 1: Planifique su negocio

Un plan claro es esencial para el éxito como emprendedor. Le ayudará a trazar los detalles de su negocio y descubrir algunas incógnitas. Algunos temas importantes a considerar son:

• ¿Cuáles son los costos iniciales y continuos?
• ¿Quién es su mercado objetivo?
• ¿Cuánto puede cobrar a los clientes?
• ¿Cómo nombrarás tu negocio?

Afortunadamente, hemos realizado muchas de estas investigaciones por usted.

¿Cuáles son los costos involucrados en la apertura de un negocio de transcripción?

Los costos relacionados con la apertura de un negocio de transcripción son variables. En el nivel más básico, comenzar su negocio desde casa significa que no necesitará nada más que la computadora que ya tiene y un pedal que le permita iniciar y detener el audio sin sus manos: estos pedales generalmente cuestan entre $ 40 y $ 100. En ese momento, lo único que te falta son los clientes, y no es raro encontrar clientes simplemente llamándolos, enviándolos por correo electrónico o visitándolos directamente y dejando una tarjeta de presentación, y es fácil imprimir 500 o más tarjetas de presentación para menos de $ 30.

Sin embargo, dependiendo del campo en el que desee especializarse, existen algunos costos potenciales adicionales. Aquellos que ingresan a la transcripción médica pueden optar por certificarse para atraer a más clientes. Dicha certificación requiere que tenga un título de Asociado en transcripción médica y luego apruebe el examen de certificación de Transcriptor Médico Registrado (RMT), y hacer ambos puede costar miles de dólares adicionales. Tenga en cuenta que las tasas de matrícula variarán, pero es posible sufragar algunos de estos costos a través de subvenciones y préstamos federales siempre que tome al menos seis horas de crédito por semestre.

¿Cuáles son los gastos corrientes de un negocio de transcripción?

Aparte de las horas, lo más atractivo de un negocio de transcripción es que realmente no hay gastos continuos. Trabajar desde casa significa que cosas como el alquiler y los servicios públicos son lo mismo con lo que ya pagas, y estarás usando la computadora que ya tienes (aunque con la adición de un pedal). Además de imprimir periódicamente más tarjetas de presentación y visitar clientes potenciales locales, la mayor parte de su marketing y divulgación se realizará de forma gratuita en línea, lo que requiere pocos gastos mensuales.

¿Quién es el mercado objetivo?

Uno de los beneficios de un negocio de transcripción es su clientela variable. Dependiendo de su área y de los campos en los que se pueda especializar, los tipos de clientes ideales variarán. Sin embargo, en general, las principales empresas y corporaciones son clientes buenos y estables. Esto se debe a que tienen una mayor cantidad de empleados y una mayor cantidad de proyectos que pueden requerir sus servicios. Y, por supuesto, su propio servicio de calidad puede resultar en un flujo constante de trabajo.

¿Cómo genera dinero una empresa de transcripción?

Una empresa de transcripción gana dinero cobrando a sus clientes por el acto de transcribir los documentos. El acuerdo de pago exacto se puede negociar entre usted y el cliente, como recibir una tarifa plana por la cantidad de minutos transcritos o facturarlos de acuerdo con la cantidad de horas que le tomó completar la transcripción.

¿Cuánto puede cobrar a los clientes?

Si bien puede establecer cualquier monto para cobrar a sus clientes, es bueno ser competitivo con otras empresas. Como tal, es bueno cobrar entre uno y dos dólares por minuto de audio que transcribas. Puede considerar cobrar más por ciertas solicitudes especiales (como grabar marcas de tiempo, transcribir audio extremadamente difícil, etc.).

¿Qué beneficio puede obtener una empresa de transcripción?

Como se mencionó anteriormente, su rentabilidad general depende de qué tan rápido pueda escribir y cuántos proyectos pueda manejar. El habla promedio incluye alrededor de 130 palabras por minuto, y un mecanógrafo rápido puede escribir entre 65 y 75 palabras por minuto. Esto significa que incluso en el extremo más bajo tanto de facturación de clientes como de mecanografía, ganarás un mínimo de treinta dólares la hora, sin contar el tiempo que dedicas a editar tu trabajo (que, para los buenos con la gramática, no tardará mucho en todos). Y, como se mencionó anteriormente, la gran mayoría de lo que obtiene es pura ganancia debido a la falta de gastos continuos.

¿Cómo puede hacer que su negocio sea más rentable?

La mayoría de las formas de hacer que su negocio sea más rentable se reducen a mejorar la velocidad de escritura. Esto puede significar reducir las distracciones en el área de la oficina en casa y crear macros de teclado para frases familiares, lo que le permitirá ahorrar tiempo. Convertirse en un experto en los atajos de teclado tiene una motivación similar a la del pedal: reduce la necesidad de quitar las manos del teclado. Finalmente, será más rentable cuanto más trabaje. Esto se debe a que se convertirá en un mecanógrafo más rápido, su red crecerá y, finalmente, tendrá tanto trabajo como podría desear.

¿Cómo nombrarás tu negocio?

Elegir el nombre correcto es importante y desafiante. Si aún no tiene un nombre en mente, visite nuestra guía Pruébalo gratis

PASO 2: Forme una entidad legal

Los tipos de ¿Qué es un EIN? O busque su EIN existente utilizando nuestra guía de búsqueda de EIN .

Impuestos para pequeñas empresas

Dependiendo de la estructura comercial que elija, es posible que tenga diferentes opciones sobre cómo se gravará su negocio. Por ejemplo, algunas LLC podrían beneficiarse de ser gravadas como una corporación S (S corp).

Puede obtener más información sobre los impuestos a las pequeñas empresas en estas guías:

• Impuestos LLC
• Propietario único vs LLC
• LLC vs Corporación
• LLC contra S Corp
• Cómo iniciar una S Corp

Existen impuestos estatales específicos que pueden aplicarse a su negocio. Obtenga más información sobre los impuestos estatales sobre las ventas y sobre las franquicias en nuestras guías estatales de impuestos sobre las ventas.

PASO 4: Abra una cuenta bancaria comercial y una tarjeta de crédito

El uso de cuentas bancarias y de crédito dedicadas a empresas es esencial para la protección de los activos personales.

Cuando sus cuentas personales y comerciales se mezclan, sus activos personales (su casa, automóvil y otros objetos de valor) están en riesgo en caso de que su empresa sea demandada. En derecho comercial, esto se conoce como perforar su velo corporativo .

Además, aprender visitando la referencia de la SBA a las licencias y permisos estatales.

Además, es posible que se apliquen ciertas licencias o requisitos reglamentarios locales. Para obtener más información sobre licencias y permisos locales:

• Consulte con la oficina del secretario de su pueblo, ciudad o condado
• Obtenga ayuda de una de las asociaciones locales que figuran en el directorio de asociaciones de pequeñas empresas de los EE. UU. De recursos comerciales locales.

Liberación de responsabilidad

Para evitar responsabilidades y posibles demandas, las empresas de transcripción deben hacer que sus clientes firmen una exención de responsabilidad. Aquí hay un ejemplo de una de esas formas.

Recomendado: Rocket Lawyer facilita la creación de un formulario de exención de responsabilidad profesional para su negocio de transferencia cuando se registra para obtener su membresía premium. Por $ 39.95 por mes, los miembros reciben acceso a cientos de acuerdos legales y abogados de guardia para obtener asesoramiento legal gratuito.

Contrato de servicios (por ejemplo, MSA)

Las empresas de transcripción deben exigir a los clientes que firmen un contrato de servicios antes de iniciar un nuevo proyecto. Este acuerdo debe aclarar las expectativas del cliente y minimizar el riesgo de disputas legales al establecer los términos y condiciones de pago, las expectativas de nivel de servicio y la propiedad intelectual (quién será el propietario final del contenido y cómo se distribuirán o no las regalías). A continuación  se muestra un ejemplo de uno de esos acuerdos de servicios.

PASO 7: Obtenga un seguro comercial

Al igual que con las licencias y los permisos, su empresa necesita un seguro para operar de manera segura y legal. El seguro comercial protege el bienestar financiero de su empresa en caso de una pérdida cubierta.

Hay varios tipos de pólizas de seguro creadas para diferentes tipos de negocios con diferentes riesgos. Si no está seguro de los tipos de riesgos que puede enfrentar su empresa, comience con el Seguro de responsabilidad general . Esta es la cobertura más común que necesitan las pequeñas empresas, por lo que es un excelente lugar para comenzar su negocio.

Obtenga más información sobre el seguro de responsabilidad general .

Otra póliza de seguro notable que muchas empresas necesitan es el seguro de compensación para trabajadores . Si su empresa tendrá empleados, es muy probable que su estado requiera que tenga cobertura de compensación para trabajadores.

PASO 8: Defina su marca

Su marca es lo que representa su empresa, así como la forma en que el público percibe su negocio. Una marca sólida ayudará a su empresa a destacarse de la competencia.

Si no se siente seguro al diseñar el logotipo de su pequeña empresa, consulte nuestras Guías de diseño para principiantes , le brindaremos consejos y sugerencias útiles para crear el mejor logotipo único para su empresa.

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Cómo promover y comercializar un negocio de transcripción

Es bueno tener un sitio web para ayudar a comercializar su negocio; Es más fácil que nunca crear un sitio web gratuito, aunque si el dinero lo permite, puede considerar contratar a un profesional. Tener características en su sitio, como blogs informativos y boletines informativos, es una buena manera de aumentar el valor percibido de su sitio mientras atrae a más clientes. Tener presencia comercial en las redes sociales es otra forma rápida y gratuita de dar a conocer su presencia en la comunidad. Por último, utilice el correo electrónico para ponerse en contacto con clientes potenciales de todo el mundo y no olvide que es probable que su propia ciudad tenga varios clientes potenciales a los que les encantaría trabajar con alguien local, por lo que siempre vale la pena llamarlos o visitarlos.

Cómo hacer que los clientes vuelvan

Debido a la naturaleza de este negocio, la mejor manera de atraer y retener clientes es brindar un servicio de calidad. Sus clientes existentes preferirán volver con alguien que conocen como bueno y también le dirán a otros clientes potenciales sobre su calidad. Además, no olvide convertirse en una parte real de la comunidad en línea, desde enviar correos electrónicos a clientes potenciales hasta publicitar su negocio a través de comentarios de blogs o escribir blogs invitados en su campo elegido. Básicamente, cualquier cosa que dé a conocer su nombre y su voz probablemente lo ayude a sus clientes de la red.

PASO 9: Establezca su presencia en la web

Un sitio web comercial permite a los clientes obtener más información sobre su empresa y los productos o servicios que ofrece. Los comunicados de prensa y las redes sociales se encuentran entre las formas más efectivas de establecer su presencia en la web.

¿Es este negocio adecuado para usted?

Este negocio es ideal para quienes les gusta trabajar a su propio ritmo y horario. Si bien ciertos servicios de transcripción, como el taquígrafo judicial, pueden requerir requisitos de programación más estrictos, la mayor parte del trabajo implica la transcripción de audio o video que se le ha proporcionado. Como tal, el trabajo también es ideal para aquellos que escriben rápido y se sienten cómodos usando computadoras y otro software y tecnología relacionados.

¿Qué sucede durante un día típico en una empresa de transcripción?

Las actividades cotidianas más básicas de una empresa de transcripción son transcribir el habla, editar el documento y luego entregarlo a los clientes. Más allá de eso, la mayoría de las actividades incluirían cosas como hacer contacto con clientes potenciales, mantener correspondencia con los clientes existentes y publicitar y administrar su negocio.

¿Cuáles son algunas de las habilidades y experiencias que le ayudarán a construir un negocio de transcripción exitoso?

La habilidad principal para ayudarlo a construir su negocio será la velocidad con la que escriba. Si no es un mecanografiado rápido por naturaleza, las clases (tanto en línea como fuera de línea) pueden ayudarlo a desarrollar esta habilidad fundamental. De manera similar, tener una comprensión muy sólida del inglés y las reglas gramaticales puede ahorrarle tiempo: muchos transcriptores confían en la corrección de pruebas a través de servicios como Grammarly, pero poder editar su propio trabajo con precisión acelerará las cosas. Obviamente, una buena habilidad para escuchar es una ventaja, ya que la calidad de audio de los archivos que le envían no siempre es excelente. Por último, cualquier formación formal en transcripción, ya sea de trabajos anteriores o de estudios formales, puede ser un activo importante.

¿Cuál es el potencial de crecimiento de un negocio de transcripción?

El potencial de crecimiento de un negocio de transcripción es variable. Especializarse en cierto tipo de transcripción puede maximizar la seguridad laboral; por ejemplo, la transcripción médica ha sido un campo que realmente ha experimentado un auge en los últimos 10 años. Sin embargo, el potencial de crecimiento general se reduce a la capacidad de persuasión de su marketing y la velocidad de su mecanografía, ya que cuanto más trabajo hace y más clientes adquiere resulta en un crecimiento constante.