Cómo iniciar una agencia de relaciones públicas

Según la revista Forbes , "las relaciones públicas son el negocio de la persuasión. Intentas convencer a una audiencia, dentro de tu edificio o ciudad, y fuera de tu esfera de influencia habitual, para promover tu idea, comprar tu producto, respaldar tu posición o reconocer tu logros ".

Los profesionales de las relaciones públicas son los encargados de potenciar la imagen y promover el punto de vista de sus clientes. Lo hacen a través de lo que se llama "medios ganados". A diferencia de los anuncios pagados, este tipo de medios, como noticias o artículos de revistas, tienen mucho más peso entre los consumidores.

Como profesional de relaciones públicas, es su trabajo interesar a los medios de comunicación en suscribirse al punto de vista de sus clientes, entrevistarlos y escribir historias que impactarán positivamente a las organizaciones o individuos de sus clientes a los ojos de sus audiencias objetivo.

Las agencias de relaciones públicas también actúan como asesores para establecer o mejorar las relaciones entre los clientes y las diversas audiencias e influencers de sus clientes. En este sentido, podrían sugerir cambios en las prácticas o adoptar nuevas políticas que mejoren la reputación. Si ese esfuerzo falla o llega demasiado tarde, algunas firmas de relaciones públicas se especializan en comunicaciones de crisis, lo que implica salvar la reputación de los clientes cuando ocurren eventos que los ponen bajo una luz negativa.

Aprenda cómo iniciar su propia agencia de relaciones públicas y si es la más adecuada para usted.

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Inicie una agencia de relaciones públicas siguiendo estos 9 pasos:

Ha encontrado la idea de negocio perfecta y ahora está listo para dar el siguiente paso. Iniciar un negocio implica más que simplemente registrarlo en el estado. Hemos elaborado esta sencilla guía para iniciar su agencia de relaciones públicas. Estos pasos asegurarán que su nuevo negocio esté bien planificado, registrado correctamente y que cumpla con la ley.

Consulte nuestra página Cómo iniciar un negocio.

PASO 1: Planifique su negocio

Un plan claro es esencial para el éxito como emprendedor. Le ayudará a trazar los detalles de su negocio y descubrir algunas incógnitas. Algunos temas importantes a considerar son:

• ¿Cuáles son los costos iniciales y continuos?
• ¿Quién es su mercado objetivo?
• ¿Cuánto puede cobrar a los clientes?
• ¿Cómo nombrarás tu negocio?

Afortunadamente, hemos realizado muchas de estas investigaciones por usted.

¿Cuáles son los costos involucrados en la apertura de una agencia de relaciones públicas?

La mayor parte de la "equidad" está en su cabeza, por lo que los costos de bolsillo pueden ser pequeños al principio. Puede operar desde su casa o apartamento y utilizar muchas de las herramientas que ya tiene, incluido el teléfono, la computadora y el servicio de Internet. Pero ciertos gastos son críticos.

• Servicios de diseño gráfico para el desarrollo de su logotipo, fuentes, colores y el aspecto general de sus comunicaciones.
• Impresión de tarjetas de presentación, membretes, sobres y otros materiales de marketing y ventas colaterales
• Desarrollo de sitios web, que solo debe manejar usted mismo si tiene un conocimiento sofisticado de la producción digital
• Redacción de materiales de ventas y marketing si la redacción no es una fortaleza
• Cuotas de membresía para asociaciones comerciales y organizaciones de redes relevantes, comenzando con su capítulo local de Public Relations Society of America (PRSA)

Estos gastos no pueden exceder los $ 1,000. Pero tenga en cuenta que podría pasar mucho tiempo antes de que comience a desarrollar una lista de clientes y a generar suficientes ingresos para sobrevivir. ¿Puedes pasar seis meses sin un cheque de pago? Sus costos diarios mientras construye su negocio son sus costos iniciales reales, así que trate de tener ahorros para afrontar al menos varios meses sin ingresos.

Quizás sus reservas financieras sean menores si puede comenzar a trabajar a tiempo parcial (mientras mantiene su trabajo diario) o si tendrá uno o más clientes registrados desde el primer día.

¿Cuáles son los gastos corrientes de una agencia de relaciones públicas?

• Logro de clientes: esto puede incluir todo, desde anuncios en publicaciones de la industria hasta el costo de llevar a los clientes potenciales a almorzar.
• Relaciones con los clientes: esto puede incluir entretenimiento, tarjetas de vacaciones, obsequios y otros costos directos de mantener relaciones.
• Empleados: tal vez no sea uno de sus primeros gastos, pero su objetivo podría ser crecer lo suficiente como para necesitar ayuda o experiencia adicional en campos en los que tiene poca habilidad o experiencia.
• Membresías: esto puede incluir tarifas para unirse a PRSA, así como asociaciones comerciales que reflejen los intereses y la participación de sus clientes.
• Gastos típicos de oficinas, incluidos alquiler, teléfono, servicios públicos, impuestos, etc.

¿Quién es el mercado objetivo?

Trate de desarrollar una clientela que coincida con sus antecedentes, habilidades, especializaciones o preferencias. Por ejemplo, si tiene experiencia en la industria del cine, tendría sentido hacer de esta su especialidad. Comuníquese con colegas de la industria y asegúrese de que sepan cuánto tiempo trabajó en el negocio y qué tan bien lo comprende. Si desea especializarse en negocios en su ciudad natal, promueva su familiaridad con los medios locales y el panorama competitivo que enfrentan sus clientes.

Sus posibles clientes deben estar lo suficientemente establecidos para poder pagar sus servicios o tener la necesidad de mejorar su imagen. Las empresas que están a punto de introducir nuevos productos o servicios, o que han comprado otras empresas o están experimentando cambios de liderazgo o modelo de negocio también son buenas candidatas.

¿Cómo gana dinero una agencia de relaciones públicas?

Sus clientes le pagarán por horas, proyectos o anticipos mensuales por el esfuerzo que ponga para lograr sus objetivos.

¿Cuánto puede cobrar a los clientes?

Esto suena simplista, pero lo que debe cobrar es lo que puede obtener. Eso variará según sus antecedentes y reputación, la región del país, lo que sus clientes están acostumbrados a pagar por servicios similares y lo que cobran sus competidores.

Básicamente, hay tres formas en que las empresas de relaciones públicas pueden cobrar a los clientes: a una tarifa por hora, por proyecto y mediante un anticipo mensual. Echemos un vistazo más de cerca a cada método.

• Tarifa por hora: piense en esto como su base para establecer precios, incluso si no cobra por hora. En otras palabras, si cobra por proyecto y el proyecto es escribir un comunicado de prensa y su mejor estimación es que le tomará cuatro horas de principio a fin, cobre su tarifa por hora multiplicada por cuatro horas. Esa tarifa podría variar desde $ 75 para un recién llegado que opera solo desde una oficina en casa hasta $ 500 o más por hora para empresas más grandes que trabajan en un área especializada con clientes de Fortune 1000.
• Por proyecto: nuevamente, use su tarifa por hora y la expectativa de cuánto tiempo calcula que tomará el proyecto. Esta es la forma menos deseable de trabajar, especialmente si está tratando con un nuevo cliente y no está familiarizado con su proceso de aprobación o expectativas. Si cree que la producción de un video tomará 40 horas desde la reunión inicial con el cliente hasta su finalización y aprobación, y en realidad demorará 80 horas debido a cambios del cliente o comentarios negativos, efectivamente ha ganado la mitad de su tarifa por hora. Sin embargo, es una buena manera para que ambas partes aprendan si pueden trabajar juntos con la inversión de un solo proyecto o dos.
• Retenedor mensual: use este método solo si ambas partes comprenden completamente el alcance de las responsabilidades. Eso es porque aceptará una cantidad fija cada mes. Es posible que algunos meses trabaje más de lo esperado por hora, mientras que otros meses trabajará menos, pero debería nivelarse aproximadamente. De lo contrario, puede renegociar el anticipo en el futuro. Las empresas de relaciones públicas y sus clientes suelen firmar compromisos de seis meses, con un período de revisión después de tres meses para asegurarse de que ambas partes estén satisfechas con el acuerdo. Un gran beneficio para su empresa es la previsibilidad. Sabes cuánto ganarás cada mes con ese cliente, lo que puede ayudarte con la planificación y la previsión a largo plazo.

Independientemente del método de pago que seleccione, no olvide informar a su cliente que agregará sus costos de bolsillo. Por ejemplo, buscará el reembolso de los costos de viaje, incluido el consumo de combustible, las comidas si tiene reuniones de almuerzo con los medios de comunicación, los costos de terceros de fotógrafos, videógrafos, escritores u otros proveedores, y otros costos consumidos en su nombre.

¿Cuánto beneficio puede obtener una agencia de relaciones públicas?

Gould + Partners, una empresa de consultoría para la industria, realiza una encuesta anual de rentabilidad para las empresas de relaciones públicas que generan al menos $ 10 millones en ingresos netos. Para el informe de 2015, Gould + Partners encontró que este grupo obtuvo un retorno de la inversión de 19,5 en 2015. Eso se deriva de los ingresos restantes después de que se pagan todos los gastos.

¿Cómo puede hacer que su negocio sea más rentable?

A medida que adquiere experiencia y conocimientos y crece su reputación, puede aumentar su tarifa por hora. También puede asumir más trabajo contratando a personas que ya tienen o pueden obtener una clientela rápidamente. Y, finalmente, explore negocios paralelos tan estrechamente asociados como la capacitación en medios, en los que les muestra a los clientes cómo realizar entrevistas de manera adecuada e interactuar con los medios.

¿Cómo nombrarás tu negocio?

Elegir el nombre correcto es importante y desafiante. Si aún no tiene un nombre en mente, visite nuestra guía Pruébalo gratis

PASO 2: Forme una entidad legal

Los tipos de ¿Qué es un EIN? O busque su EIN existente utilizando nuestra guía de búsqueda de EIN .

Impuestos para pequeñas empresas

Dependiendo de la estructura comercial que elija, es posible que tenga diferentes opciones sobre cómo se gravará su negocio. Por ejemplo, algunas LLC podrían beneficiarse de ser gravadas como una corporación S (S corp).

Puede obtener más información sobre los impuestos a las pequeñas empresas en estas guías:

• Impuestos LLC
• Propietario único vs LLC
• LLC vs Corporación
• LLC contra S Corp
• Cómo iniciar una S Corp

Existen impuestos estatales específicos que pueden aplicarse a su negocio. Obtenga más información sobre los impuestos estatales sobre las ventas y sobre las franquicias en nuestras guías estatales de impuestos sobre las ventas.

PASO 4: Abra una cuenta bancaria comercial y una tarjeta de crédito

El uso de cuentas bancarias y de crédito dedicadas a empresas es esencial para la protección de los activos personales.

Cuando sus cuentas personales y comerciales se mezclan, sus activos personales (su casa, automóvil y otros objetos de valor) están en riesgo en caso de que su empresa sea demandada. En derecho comercial, esto se conoce como perforar su velo corporativo .

Además, aprender la referencia de la SBA a las licencias y permisos estatales.

Además, es posible que se apliquen ciertas licencias o requisitos reglamentarios locales. Para más información:

• Consulte con la oficina del secretario de su pueblo, ciudad o condado para obtener información sobre permisos y licencias locales
• Obtenga ayuda de una de las asociaciones locales que figuran en el directorio de asociaciones de pequeñas empresas de los EE. UU. De recursos comerciales locales.

Para obtener información sobre licencias y permisos locales:

• Consulte con la oficina del secretario de su pueblo, ciudad o condado
• Obtenga ayuda de una de las asociaciones locales que figuran en el directorio de asociaciones de pequeñas empresas de EE .

Contrato de servicios

Las empresas de relaciones públicas deberían exigir a los clientes que firmen un contrato de servicios antes de iniciar un nuevo proyecto. Este acuerdo debe aclarar las expectativas del cliente y minimizar el riesgo de disputas legales al establecer los términos y condiciones de pago, las expectativas del nivel de servicio y la propiedad intelectual (quién será el propietario de la aplicación). A continuación se muestra un ejemplo de uno de esos acuerdos de servicios.

PASO 7: Obtenga un seguro comercial

Al igual que con las licencias y los permisos, su empresa necesita un seguro para operar de manera segura y legal. El seguro comercial protege el bienestar financiero de su empresa en caso de una pérdida cubierta.

Hay varios tipos de pólizas de seguro creadas para diferentes tipos de negocios con diferentes riesgos. Si no está seguro de los tipos de riesgos que puede enfrentar su empresa, comience con el Seguro de responsabilidad general . Esta es la cobertura más común que necesitan las pequeñas empresas, por lo que es un excelente lugar para comenzar su negocio.

Obtenga más información sobre el seguro de responsabilidad general .

Otra póliza de seguro notable que muchas empresas necesitan es el seguro de compensación para trabajadores . Si su empresa tendrá empleados, es muy probable que su estado requiera que tenga cobertura de compensación para trabajadores.

PASO 8: Defina su marca

Su marca es lo que representa su empresa, así como la forma en que el público percibe su negocio. Una marca sólida ayudará a su empresa a destacarse de la competencia.

Si no se siente seguro al diseñar el logotipo de su pequeña empresa, consulte nuestras Guías de diseño para principiantes , le brindaremos consejos y sugerencias útiles para crear el mejor logotipo único para su empresa.

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Cómo promover y comercializar una agencia de relaciones públicas

¿Puede describir su experiencia en una docena de palabras o menos? Intente resumir lo que hace y para quién lo hace en la menor cantidad de palabras posible, y utilice ese tema o firma para justificar todo lo que hace para promover su negocio.

Una vez que haya entendido su mensaje, piense como sus posibles clientes para encontrarlos. ¿Qué leen? ¿A qué asociaciones se han sumado y a qué eventos asisten? Quieres estar donde están. Quieres tener sus ojos puestos en el contenido que escribiste y encontrarse con ellos donde pasan el rato.

Si puede, publicite en sus publicaciones comerciales, compre stands en convenciones y explore oportunidades publicitarias en publicaciones digitales o fuera de línea que atraigan su interés.

Cómo hacer que los clientes vuelvan

Piense en su empresa como uno de sus clientes. Su objetivo al trabajar con su clientela es llamar la atención de sus diversos públicos con las comunicaciones que desean compartir. Eso es exactamente lo que debería hacer para su propia empresa de forma continua.

Inicie un blog o un boletín electrónico y pregunte a cada cliente potencial si puede incluirlo en su lista de suscripción. (Nunca envíe contenido no solicitado a nadie o será tratado como spam). Escriba contenido que sea informativo y de valor e interés para ellos, en otras palabras, no argumentos de venta. Comuníquese de una manera que lo convertirá en un líder intelectual de la industria y en un recurso valioso.

Mucho de esto se puede hacer a bajo costo, excepto con una importante inversión de tiempo.

PASO 9: Establezca su presencia en la web

Un sitio web comercial permite a los clientes obtener más información sobre su empresa y los productos o servicios que ofrece. Los comunicados de prensa y las redes sociales se encuentran entre las formas más efectivas de establecer su presencia en la web.

¿Es este negocio adecuado para usted?

Los profesionales de relaciones públicas suelen ser expertos en comunicarse verbalmente y a través de varios medios. Debe ser un buen escritor y tener experiencia en periodismo o negocios. Un instinto de ventas también es importante, ya que necesitará esa herramienta para establecer relaciones con los clientes, llevar su mensaje a la atención de los medios y crear mensajes que mejoren el punto de vista de sus clientes. En relación con sus habilidades de ventas, debe tener un conocimiento profundo de cómo las prácticas, políticas y cultura de la compañía impactan las relaciones con los clientes y poder ayudar a sus clientes a realizar cambios positivos en esta área.

Trabajar en una empresa de relaciones públicas antes de comenzar su propio negocio puede ayudarlo a comprender mejor el proceso, mejorar su credibilidad y tal vez ponerlo en contacto con futuros clientes.

¿Qué sucede durante un día típico en una agencia de relaciones públicas?

Es probable que su día se llene con algunas o todas las siguientes actividades:

• Generar negocio con el cliente a través de llamadas telefónicas, comunicación escrita y asistencia a eventos.
• Trabajar en red con colegas de la industria para explorar oportunidades de asociación y mantenerse al tanto de las tendencias y los chismes de la industria.
• Fomentar las relaciones laborales con miembros de los medios de comunicación que afectan a sus clientes, presentar ideas para historias y actuar como portavoz en nombre de sus clientes.
• Creando materiales de comunicación
• Llevar a cabo las actividades diarias de los dueños de negocios, incluida la facturación a los clientes y el pago de facturas, supervisar a los empleados y entrevistar a posibles nuevos empleados
• Asesorar a sus clientes sobre cómo interactúan con sus audiencias

¿Cuáles son algunas habilidades y experiencias que lo ayudarán a construir una agencia de relaciones públicas exitosa?

Puede que no se considere un vendedor, pero debe convertirse en uno rápidamente. Necesitará esta habilidad para atraer clientes, fomentar las relaciones con los medios y convencer a los reporteros de que tiene historias de clientes que deben contarse. Debes ser una persona persuasiva a la que realmente le guste interactuar con los demás.

Las habilidades de escritura y la versatilidad también son críticas. Su negocio podría ser reclutado para crear comunicados de prensa, kits de prensa, materiales de ventas y marketing, discursos, guiones de video, sitios web y contenido web, artículos de fondo, informes técnicos y un sinnúmero de otras piezas.

¿Cuál es el potencial de crecimiento de una agencia de relaciones públicas?

Las empresas de relaciones públicas varían en tamaño, desde propietarios únicos que trabajan desde oficinas en casa o mesas de cocina hasta empresas públicas globales. Enfóquese en brindar un servicio y resultados excepcionales y el crecimiento vendrá de manera orgánica.