Cómo iniciar un negocio de entrada de datos

Estas empresas son necesarias porque la mayoría de las empresas necesitan la entrada de datos, el seguimiento de la información, la organización y el análisis. Los sitios web populares ofrecen trabajos que pueden ser ofertados por empresas de ingreso de datos, que luego ingresan datos para cualquier empresa que los necesite. La mayoría de las grandes empresas contratan a empresas independientes de entrada de datos para las necesidades de entrada de datos a tiempo parcial o completo.

Aprenda cómo iniciar su propio negocio de entrada de datos y si es el adecuado para usted.

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Inicie un negocio de entrada de datos siguiendo estos 9 pasos:

Ha encontrado la idea de negocio perfecta y ahora está listo para dar el siguiente paso. Iniciar un negocio implica más que simplemente registrarlo en el estado. Hemos elaborado esta sencilla guía para iniciar su negocio de entrada de datos. Estos pasos asegurarán que su nuevo negocio esté bien planificado, registrado correctamente y que cumpla con la ley.

Consulte nuestra página Cómo iniciar un negocio.

PASO 1: Planifique su negocio

Un plan claro es esencial para el éxito como emprendedor. Le ayudará a trazar los detalles de su negocio y descubrir algunas incógnitas. Algunos temas importantes a considerar son:

• ¿Cuáles son los costos iniciales y continuos?
• ¿Quién es su mercado objetivo?
• ¿Cuánto puede cobrar a los clientes?
• ¿Cómo nombrarás tu negocio?

Afortunadamente, hemos realizado muchas de estas investigaciones por usted.

¿Cuáles son los costos involucrados en la apertura de un negocio de entrada de datos?

El costo que implica iniciar una empresa de entrada de datos es mínimo. Esto se debe a que se pueden ejecutar desde casa o desde una oficina a mayor escala. Las empresas de entrada de datos actuales operan mayoritariamente o completamente en línea.

Todo lo que se necesita es una computadora y una conexión a Internet. Estos costos pueden variar desde unos pocos cientos de dólares hasta algunos miles, según la computadora que se compre.

¿Cuáles son los gastos corrientes de una empresa de entrada de datos?

Los gastos corrientes de este tipo de negocio son bajos y se limitan a los costos de servicios públicos para el funcionamiento del negocio, mantenimiento, reparación y reemplazo de computadoras, alquiler y seguro. Estos costos continuos pueden ser desde unos pocos cientos de dólares por mes hasta varios miles de dólares, dependiendo del tamaño de la empresa.

¿Quién es el mercado objetivo?

Los clientes preferidos son clientes corporativos más grandes o aquellos con necesidades continuas de entrada de datos. Los peores tipos de clientes para este negocio son las cuentas más pequeñas o las empresas que tienen flujos de efectivo esporádicos y no pueden permitirse pagar los servicios de entrada de datos en curso.

¿Cómo genera dinero una empresa de entrada de datos?

Una empresa de entrada de datos gana dinero cobrando a los clientes por los servicios de entrada de datos.

¿Cuánto puede cobrar a los clientes?

Las empresas de entrada de datos suelen cobrar a los clientes una tarifa por hora o una tarifa de "equivalente a tiempo completo" (FTE). Las tarifas FTE suelen ser una tarifa fija mensual por los servicios.

Las tarifas de los servicios también pueden variar según los servicios específicos. Por ejemplo, los servicios de administración de catálogos, ingreso de datos, escaneo y minería de datos pueden encajar en un "nivel" de servicios, por el cual la empresa puede cobrar entre $ 7 y $ 10 por hora.

Una empresa también puede decidir ofrecer tarifas FTE de entre $ 1,000 y $ 2,000 por mes por servicios continuos.

Los servicios de manipulación y administración de datos más avanzados pueden garantizar cargos más altos de entre $ 10 y $ 20 por hora, o de $ 3,000 a $ 6,000 por mes.

¿Qué beneficio puede obtener una empresa de entrada de datos?

Una empresa de entrada de datos puede tener un alto margen de beneficio. Sin embargo, todo depende de la rapidez con la que sus empleados puedan terminar los trabajos. Los márgenes de beneficio del 5% o menos pueden ser típicos para una startup con poca experiencia. Sin embargo, esos márgenes pueden crecer hasta más del 20% si se optimizan los procesos.

¿Cómo puede hacer que su negocio sea más rentable?

Hacer que un negocio de entrada de datos sea más rentable generalmente significa especializarse en un sector o nicho u ofrecer más valor por el dinero. Por ejemplo, una empresa de entrada de datos que se especializa en la industria de la salud puede cobrar más dinero a sus clientes porque la empresa necesita conocimiento especializado de la industria de sus clientes, conocimiento que no está ampliamente disponible en el mercado general de entrada de datos.

¿Cómo nombrarás tu negocio?

Elegir el nombre correcto es importante y desafiante. Si aún no tiene un nombre en mente, visite nuestra guía Pruébalo gratis

PASO 2: Forme una entidad legal

Los tipos de ¿Qué es un EIN? O busque su EIN existente utilizando nuestra guía de búsqueda de EIN .

Impuestos para pequeñas empresas

Dependiendo de la estructura comercial que elija, es posible que tenga diferentes opciones sobre cómo se gravará su negocio. Por ejemplo, algunas LLC podrían beneficiarse de ser gravadas como una corporación S (S corp).

Puede obtener más información sobre los impuestos a las pequeñas empresas en estas guías:

• Impuestos LLC
• Propietario único vs LLC
• LLC vs Corporación
• LLC contra S Corp
• Cómo iniciar una S Corp

Existen impuestos estatales específicos que pueden aplicarse a su negocio. Obtenga más información sobre los impuestos estatales sobre las ventas y sobre las franquicias en nuestras guías estatales de impuestos sobre las ventas.

PASO 4: Abra una cuenta bancaria comercial y una tarjeta de crédito

El uso de cuentas bancarias y de crédito comerciales dedicadas es esencial para la protección de activos personales.

Cuando sus cuentas personales y comerciales se mezclan, sus activos personales (su casa, automóvil y otros objetos de valor) están en riesgo en caso de que su empresa sea demandada. En derecho comercial, esto se conoce como perforar su velo corporativo .

Además, aprender la referencia de la SBA a las licencias y permisos estatales .

Para obtener más información sobre licencias y permisos locales:

• Consulte con la oficina del secretario de su pueblo, ciudad o condado
• Obtenga ayuda de una de las asociaciones locales que figuran en el directorio de asociaciones de pequeñas empresas de EE .

Acuerdo de servicio

Las empresas de entrada de datos deben considerar exigir a los clientes que firmen un acuerdo de servicio antes de comenzar un nuevo proyecto. Este acuerdo debe aclarar las expectativas del cliente y minimizar el riesgo de disputas legales al establecer términos y condiciones de pago, expectativas de nivel de servicio y propiedad intelectual. A continuación se muestra un contrato de servicio de ejemplo.

Recomendado: Rocket Lawyer facilita la creación de un acuerdo de servicio profesional para su negocio de entrada de datos cuando se registra para obtener su membresía premium. Por $ 39.95 por mes, los miembros reciben acceso a cientos de acuerdos legales y abogados de guardia para obtener asesoramiento legal gratuito.

Certificado de ocupación

Un negocio de entrada de datos puede funcionar desde una oficina. Las empresas que operan desde una ubicación física generalmente requieren un Certificado de ocupación (CO). Un CO confirma que se han cumplido todos los códigos de construcción, las leyes de zonificación y las regulaciones gubernamentales. 

• Si planea arrendar una ubicación :
• Generalmente es responsabilidad del arrendador obtener un CO.
• Antes de arrendar, confirme que su arrendador tiene o puede obtener un CO válido que sea aplicable a un negocio de entrada de datos.
• Después de una renovación importante, a menudo es necesario emitir un nuevo CO. Si su lugar de trabajo será renovado antes de la apertura, se recomienda incluir un lenguaje en su contrato de arrendamiento que indique que los pagos del arrendamiento no comenzarán hasta que se emita un CO válido.

• Si planea comprar o construir una ubicación :
• Será responsable de obtener un CO válido de una autoridad del gobierno local.
• Revise todos los códigos de construcción y los requisitos de zonificación para la ubicación de su empresa para asegurarse de que su empresa de entrada de datos cumpla con los requisitos y pueda obtener una CO.

PASO 7: Obtenga un seguro comercial

Al igual que con las licencias y los permisos, su empresa necesita un seguro para operar de manera segura y legal. El seguro comercial protege el bienestar financiero de su empresa en caso de una pérdida cubierta.

Hay varios tipos de pólizas de seguro creadas para diferentes tipos de negocios con diferentes riesgos. Si no está seguro de los tipos de riesgos que puede enfrentar su empresa, comience con el Seguro de responsabilidad general . Esta es la cobertura más común que necesitan las pequeñas empresas, por lo que es un excelente lugar para comenzar su negocio.

Obtenga más información sobre el seguro de responsabilidad general .

Otra póliza de seguro notable que muchas empresas necesitan es el seguro de compensación para trabajadores . Si su empresa tendrá empleados, es muy probable que su estado requiera que tenga cobertura de compensación para trabajadores.

PASO 8: Defina su marca

Su marca es lo que representa su empresa, así como la forma en que el público percibe su negocio. Una marca sólida ayudará a su empresa a destacarse de la competencia.

Si no se siente seguro al diseñar el logotipo de su pequeña empresa, consulte nuestras Guías de diseño para principiantes , le brindaremos consejos y sugerencias útiles para crear el mejor logotipo único para su empresa.

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Cómo promover y comercializar un negocio de entrada de datos

La promoción de su negocio de entrada de datos implicará una combinación de estrategias y tácticas. La mayoría de las empresas de entrada de datos pueden empezar a utilizar correo directo o publicidad en línea de pago por clic. A medida que crece el boca a boca, las empresas no necesitan depender tanto del tráfico pago a los sitios web y, en su lugar, pueden aprovechar el alcance orgánico y el marketing de referencia, incluido el marketing por correo electrónico.

Cómo hacer que los clientes vuelvan

Diferenciar sus servicios de otros en su espacio es difícil. Esta es una industria conocida por su similitud con sus competidores. Destaque ofreciendo más valor en lugar de bajar el precio.

Otra forma de diferenciarse es especializando su empresa y sus servicios. Algunas empresas optan por especializarse en determinadas industrias. Esto les permite cobrar más por ciertos servicios, crear un menú personalizado de servicios para clientes en una industria específica y ofrecer un valor que las empresas generales de entrada de datos no pueden.

PASO 9: Establezca su presencia en la web

Un sitio web comercial permite a los clientes obtener más información sobre su empresa y los productos o servicios que ofrece. Los comunicados de prensa y las redes sociales se encuentran entre las formas más efectivas de establecer su presencia en la web.

¿Es este negocio adecuado para usted?

Este negocio se adapta mejor a los propietarios de negocios con sólidas habilidades de gestión. Si planea ser dueño de un negocio para una sola persona, también debe sentirse cómodo usando una variedad de programas populares de hojas de cálculo y procesamiento de texto. Dirigir un negocio de entrada de datos suele ser un "trabajo de 9 a 5", pero también puede incluir fines de semana y noches según el proyecto.

¿Qué sucede durante un día típico en una empresa de entrada de datos?

Las actividades diarias de una empresa de entrada de datos incluyen el procesamiento de las solicitudes de los clientes y, por supuesto, la entrada de datos. La mayor parte del tiempo de un empleado se dedica a trabajar en su escritorio organizando, clasificando, ingresando y manipulando datos.

El propietario de la empresa puede estar involucrado en marketing, por lo que la mayor parte de su tiempo se dedicará a gestionar las relaciones con los clientes y atraer nuevos clientes.

¿Cuáles son algunas habilidades y experiencias que lo ayudarán a construir un negocio exitoso de ingreso de datos?

Las empresas de entrada de datos requieren especialistas que sean expertos en mecanografía y entrada de datos, escaneado, manipulación de documentos y datos, organización y otras habilidades relacionadas con la oficina. El dominio de una variedad de aplicaciones de hojas de cálculo y procesamiento de texto suele ser imprescindible. Se necesitan buenas habilidades de comunicación, así como la capacidad de cumplir con plazos ajustados y cambiantes.

¿Cuál es el potencial de crecimiento de una empresa de entrada de datos?

Una empresa de entrada de datos puede permanecer pequeña, con solo una o dos personas operando el negocio. Este tipo de empresas suelen contratar a un puñado de clientes y establecer una relación con ellos que dura años. Muchas empresas permanecen pequeñas como esta para siempre.

Sin embargo, a medida que crece la base de clientes, algunas empresas deciden contratar personal para ayudar con la carga de trabajo. Estas empresas pueden escalar fácilmente siempre que continúen contratando especialistas en entrada de datos, soporte de recursos humanos y una gestión que sea suficiente para manejar el crecimiento de la empresa.

Un ejemplo de una gran empresa de entrada de datos sería ARDEM Incorporated o Invensis. Estas empresas son globales y trabajan con corporaciones internacionales. Entonces, el límite superior teórico es enorme.